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Verwaltungshandbuch Finanzordnung der Studierendenschaft der TU Clausthal
§
1 Aufstellung des Haushaltsplanes
§
8 Wirtschaftsführung, Vetorecht
§
19 Zahlungen §
24 Kassenprüfung §
26 ArbeitnehmerInnen
I. Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Allgemeine
Studierendenausschuss (AStA) hat rechtzeitig vor Beginn des Haushaltsjahres
(§ 5 Abs. 1) einen Haushaltsplan aufzustellen, der nach Annahme
(Feststellung) durch das Studierendenparlament sowie nach hochschulinterner
Bekanntmachung in Kraft tritt. Eine Ausfertigung des Haushaltsplans ist nach
seinem Inkrafttreten der Leitung der Hochschule zuzuleiten. Für die
Aufstellung des Haushaltsplanentwurfs ist die Referentin oder der Referent
für Finanzen zuständig. (1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans ist der Vordruck gemäß Anlage 1 zu verwenden. Der Haushaltsplan gliedert sich in Einnahme- und Ausgabetitel mit verbindlicher Zweckbestimmung. Die Einteilung in Titel richtet sich nach Anlage 1 und erforderlichenfalls ergänzend dem Gruppierungsplan der Verwaltungsvorschriften zur Haushaltssystematik des Landes Niedersachsen (VV-HNds.). (2) Die Titel sind mit einem Betrag (Ansatz) auszubringen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe nach den Unterlagen zu errechnen oder - soweit dies nicht möglich ist - gewissenhaft und sorgfältig zu schätzen. Alle Ansätze sind auf volle 10 EUR zu runden. Sofern ein Ansatz auch nicht ungefähr vorauszuschätzen ist, ist der Titel ohne Ansatz auszubringen (Leertitel). Neben dem Ansatz für das Haushaltsjahr/ Semester, für das der Haushaltsplan gilt, sind auch der Ansatz des Vorjahres bzw. des vorangegangenen Semesters und das Ist-Ergebnis des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres/Semesters in den Haushaltsplan aufzunehmen.
(1) Der Haushaltsplan muss alle im Haushaltsjahr/Semester zu erwartenden Einnahmen und voraussichtlich zu leistenden Ausgaben enthalten und ist in Einnahme und Ausgabe auszugleichen. In den Haushaltsplan dürfen nur die Ausgaben eingestellt werden, die bei sparsamer und wirtschaftlicher Verwaltung zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft notwendig sind. (2) Die Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach Zwecken getrennt anzusetzen und, soweit erforderlich, zu erläutern. (3) Für denselben Zweck sollen Ausgaben nicht bei verschiedenen Titeln veranschlagt werden.
§ 4 (1) Ausgabetitel können im Haushaltsplan für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht. Ausgaben, die ohne nähere Angaben des Verwendungszwecks veranschlagt sind, dürfen nicht für gegenseitig deckungsfähig erklärt werden. (2) Im Haushaltsplan kann ferner bestimmt werden, dass Einnahmen, die in sachlichem Zusammenhang mit bestimmten Ausgaben stehen, die betreffenden Ausgabeansätze erhöhen.
§ 5 Das Haushaltsjahr ist der Zeitraum vom 1. April bis zum 31. März des folgenden Jahres. Es wird bezeichnet nach dem Kalenderjahr, in dem es beginnt. Das Semester umfasst den Zeitraum vom 1. April bis zum 30. September – Sommersemester - oder vom 1. Oktober bis zum 31. März des folgenden Jahres - Wintersemester.
§ 6 Ein voraussichtlicher Ist-Überschuss des abgelaufenen Haushaltsjahres/Semesters ist in den folgenden Haushaltsplan als Einnahme, ein voraussichtlicher Ist-Fehlbetrag als Ausgabe einzustellen (vgl. auch § 21 Abs. 3).
§ 7 Änderungen des Haushaltsplans sind,
soweit es sich nicht um Fälle nach § 11 Abs. 2 Satz 1 handelt, nur durch
Nachtragshaushalt möglich. Die §§1 bis 6 sind entsprechend anzuwenden.
II. Ausführung des Haushaltsplans
§ 8 (1) Die Referentin oder der Referent für Finanzen des AStA ist für die Wirtschaftsführung verantwortlich und überwacht die Kassenführung. Im Rahmen einer straffen und jederzeit übersichtlichen Wirtschaftsführung können mit Genehmigung des Studierendenparlaments Angehörige des AStA, Referentinnen, Referenten und Angestellte mit der Wahrnehmung einzelner Befugnisse schriftlich beauftragt werden. Die Fachschaftsräte, der Ausländerrat und das Sportreferat stellen eine Person aus dem jeweiligen Vorstand zur Unterstützung und Koordinierung der Verwaltung der den Gremien zustehenden Gelder. Die Referentin oder der Referent für Finanzen hat die von der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter vorgelegten Haushaltsübersichten (Anlage 2) gegenzuzeichnen (§ 19 Abs. 6). (2) Hält die Referentin oder der Referent für Finanzen einen Beschluss des AStA, des Studierendenparlaments, der Fachschaftsräte, des Ausländerrates oder des Sportreferates für rechtswidrig oder durch dessen finanzielle Auswirkungen das Wohl der Studierendenschaft für gefährdet, so muss sie oder er unverzüglich nachdem ihr oder ihm der Beschluss bekannt geworden ist Einspruch einlegen. Der Beschluss ist daraufhin von der beschlussführenden Stelle neu zu beraten. Gleiches gilt für die in Absatz 1, Satz 3 bezeichneten Personen bei Beschlüssen der jeweiligen Gremien. In diesem Fall ist die Referentin oder der Referent für Finanzen des AStA umgehend zu benachrichtigen. Gegen den zweiten Beschluss besteht kein Einspruchsrecht. Hält die Referentin oder der Referent für Finanzen jedoch auch diesen Beschluss für rechtswidrig oder durch seine finanziellen Auswirkungen das Wohl der Studierendenschaft für gefährdet, muss sie oder er der Leitung der Hochschule unverzüglich Kenntnis geben.
§ 9 (1) Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. (2) Ausgaben dürfen nur insoweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen. (3) Deckungsfähige Ausgaben (§ 4) dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des Deckungsvermerks zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet werden.
§ 10 (1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei dem hierfür vorgesehenen Titel zu buchen. Lediglich die Rückzahlung zuviel erhobener Einnahmen ist bei dem Einnahmetitel und zuviel geleisteter Ausgaben bei dem Ausgabetitel abzusetzen, wenn sie in demselben Haushaltsjahr vorgenommen wird und die Empfängerin oder der Empfänger der Überzahlung die Beträge zurückzahlt. (2) Die Feststellungen obliegen den AStA Mitgliedern, in der Regel dem Referenten für Finanzen, soweit sie das Studierendenparlament nicht während der Amtsperiode des AStA anderen gewählten Mitgliedern der Studierendenschaft jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich schriftlich überträgt. Bei den Fachschaftsräten, dem Ausländerrat und dem Sportreferat übernehmen die Vorstandsmitglieder entsprechend Satz 1 die Feststellungen für die jeweiligen Gremien. Die rechnerische Feststellung auf Kassenanordnungen darf nicht von Personen vorgenommen werden, die die Zahlung angeordnet haben (§ 19 Abs. 3). Mit der rechnerischen Feststellung kann auch eine im Angestelltenverhältnis beschäftigte Person beauftragt werden, die nicht zugleich mit der Kassenverwaltung (§ 19 Abs. 6) betraut sein darf. § 19 Abs. 3 gilt entsprechend.
§ 11 (1) Ausgaben, die über den Ansatz eines Titels hinausgehen oder die unter keine Zweckbestimmung des Haushaltsplans fallen, dürfen erst geleistet werden, nachdem das Studierendenparlament den Haushaltsplan durch einen Nachtrag (§ 7) geändert hat. (2) Absatz 1 gilt nicht für Ausgaben, die zur sparsamen Fortführung der Verwaltung erforderlich sind, sofern die Mehrausgaben an anderer Stelle des Haushaltsplans eingespart werden. Der AStA hat dem Studierendenparlament hiervon unverzüglich, spätestens jedoch rechtzeitig vor Ablauf des Haushaltsjahres/Semesters schriftlich Kenntnis zu geben. Bei Aufstellung eines Nachtragshaushaltsplans haben diese Ausgaben Vorrang.
§ 12 Ausgaben dürfen nur zu dem im Haushaltsplan bezeichneten Zweck und nur bis zum Ende des Haushaltsjahres/Semesters geleistet werden.
§ 13 Maßnahmen der Studierendenschaft (z.B. Erklärungen gegenüber Dritten), die die Studierendenschaft zur Leistung von Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren/Semestern verpflichten können, sind nur zulässig, wenn das Studierendenparlament vorher mit Zweidrittelmehrheit zugestimmt hat. Dies gilt nicht für Verpflichtungen im Rahmen der laufenden Verwaltung, die ihrer Natur nach regelmäßig wiederkehren und deren finanzielle Auswirkung gering ist.
§ 14 (1) Kredite - mit Ausnahme von Kassenverstärkungskrediten - dürfen nicht aufgenommen werden. (2) Kassenverstärkungskredite dürfen nur aufgenommen werden, wenn in dem Beschluss über die Feststellung des Haushaltsplans der Höchstbetrag festgesetzt ist. Insoweit bedarf der Haushaltsplan der Genehmigung durch die Leitung der Hochschule. (3) Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantie- oder ähnlichen Verträgen dürfen nicht übernommen werden.
§ 15 (1) Die Referentin oder der Referent für Finanzen des AStA ist zusammen mit einem weiteren Mitglied des AStA berechtigt, an Studierende zinslose Kleinkredite bis zu einer vom Studierendenparlament festzusetzenden Höhe für maximal drei Monate auszugeben. Die Höhe des Kleinkredites darf den aktuellen BAföG-Satz inklusive aller Zuschläge nicht überschreiten. (2) Auf Antrag der Darlehensnehmerin oder des Darlehensnehmers kann die Referentin oder der Referent für Finanzen des AStA zusammen mit einem weiteren AStA Mitglied eine einmalige Verlängerung des Kleinkredites um maximal drei Monate bewilligen. (3) Vorschüsse und Darlehen sind als Ausgaben, Darlehensrückzahlungen als Einnahmen bei den entsprechenden Titeln zu buchen. Als Verwahrungen sind lediglich zu Unrecht oder irrtümlich an die Studierendenschaft gezahlte Beträge zu behandeln und abzuwickeln.
§ 16 (1) Die Studierendenschaft ist zur Ansammlung von Rücklagen verpflichtet. Sie hat eine Betriebsmittelrücklage und eine allgemeine Ausgleichsrücklage anzusammeln. Falls erforderlich, sind fernerhin Erneuerungsrücklagen sowie Erweiterungsrücklagen und Sonderrücklagen für Zwecke, die aus anderen Mitteln nicht bestritten werden können, anzusammeln. (2) Die Betriebsmittelrücklage muss eine ordnungsgemäße Kassenwirtschaft ohne Inanspruchnahme von Krediten gewährleisten und kurzfristig verfügbar sein. Sie beträgt mindestens 5 v. H., höchstens jedoch 20 v. H. des Einnahmesolls nach dem Durchschnitt der jeweils letzten fünf Jahre. (3) Die Ausgleichsrücklage soll verhindern, dass allzu große Schwankungen in der Haushaltsführung für mehrere Jahre auftreten, die sich aus der Zahl der Beitragspflichtigen und ihrer Leistungsfähigkeit ergeben können. (4) Für Vermögensgegenstände von größerem Wert, die nach Alter, Verbrauch oder aus sonstigen Gründen jeweils ersetzt werden, müssen besondere Erneuerungsrücklagen angesammelt werden. (5) Für Vermögensgegenstände, die nach wachsendem Bedarf erweitert werden müssen, sowie für besondere Vorhaben sollen Erweiterungs- und Sonderrücklagen angesammelt werden, wenn die Ausgaben aus Mitteln des Haushalts nicht bestritten werden können. (6) Das Studierendenparlament kann die Bildung einer Sonderrücklage für Sozial- und Rechtshilfeangelegenheiten beschließen. Diese Rücklage dient der wirtschaftlichen und sozialen Selbsthilfe der Studierenden sowie der Finanzierung von Gerichtsverfahren, auch einzelner Studierender, die für die Gesamtheit der Studierenden von Bedeutung sind. (7) Das Studierendenparlament legt eine Sonderrücklage für die Fachschaften, den Ausländerrat und das Sportreferat an. In dieser werden von den Fachschaften, dem Ausländerrat und dem Sportreferat im laufenden Haushaltsjahr nicht in Anspruch genommenen Mittel gesammelt. Diese stehen den Gremien in den folgenden Haushaltsjahren wieder zur Verfügung. (8) Der Gesamtbetrag der Rücklagen darf 50 v. H. des Einnahmesolls nach dem Durchschnitt der jeweils letzten fünf Jahre nicht übersteigen. Absatz 2 Satz 3 gilt entsprechend. (9) Die Zuführungen zu Rücklagen und die Entnahme aus Rücklagen sind im Haushalt zu veranschlagen und rechnungsmäßig nachzuweisen. (10) Die Rücklagen sind so anzulegen, dass ein Verlust ausgeschlossen erscheint, ein angemessener Ertrag erzielt wird und die Liquidität gewährleistet ist. Spekulationsgeschäfte (z.B. der Ankauf von Aktien) sind ausgeschlossen. Neben Sparkonten und Festgeldkonten kommen auch die in § 83 Abs. 1 Nrn. 1 bis 5 des Sozialgesetzbuches IV/1 genannten Anlageformen in Betracht. Die Zinsen sind im Haushaltsplan zu veranschlagen und in laufender Rechnung zu vereinnahmen.
§ 17 (1) Vermögensgegenstände dürfen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft in absehbarer Zeit erforderlich sind. (2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft in absehbarer Zeit nicht mehr benötigt werden. Die Veräußerung ist grundsätzlich nur zu ihrem vollen Wert zulässig. Der volle Wert wird durch den Preis bestimmt, der im gewöhnlichen Geschäftsverkehr nach der Beschaffenheit des Gegenstandes bei einer Veräußerung zu erzielen wäre; dabei sind alle Umstände, die den Preis beeinflussen, nicht jedoch ungewöhnliche oder persönliche Verhältnisse zu berücksichtigen. Ist ein Marktpreis feststellbar, bedarf es keiner besonderen Wertermittlung. Ausnahmen von Satz 2 bedürfen der Einwilligung des Studierendenparlaments. (3) Für die Überlassung der Nutzung eines Vermögensgegenstandes gilt Absatz 2 Sätze 1 und 2 entsprechend.
§ 18 Alle Geräte und
Ausstattungsgegenstände im Anschaffungswert von mehr als 75 EUR,
Druckschriften und Software im Anschaffungswert von mehr als 50 EUR (Anhänge
1 und 2 zu Anlage 4) sowie evtl. vorhandene Fahrzeuge und Grundstücke
III. Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung
(1) Zahlungen dürfen nur von der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter und nur auf Grund schriftlicher Anordnung (Kassenanordnung) - Anlage 3 -, die von der Referentin oder dem Referenten für Finanzen oder einer anderen anordnungsbefugten Person zu unterschreiben ist, angenommen oder geleistet werden. Entsprechendes gilt für Umbuchungen. (2) Anordnungsbefugte Personen sind neben der Referentin oder dem Referenten für Finanzen des AStA in deren oder dessen Abwesenheit oder bei Anordnungen gem. Abs. 3, Satz 1 auch die weiteren AStA-Mitglieder. Diese können keine den Anordnungen der Referentin oder des Referenten für Finanzen des AStA widersprüchlichen Anordnungen erlassen. Die in § 8 Absatz 1 Satz 3 bezeichneten Personen sind auch im Rahmen der den jeweiligen Gremien zugewiesenen und selbst erwirtschafteten Mittel anordnungsbefugte Personen. (3) Die anordnungsbefugten Personen dürfen Kassenanordnungen in Angelegenheiten, die ihre eigene Person betreffen, nicht unterschreiben. Die anordnungsbefugten Personen dürfen in der Kassenanordnung nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit (§ 20) bescheinigen. (4) Einzahlungen, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet werden, sind auch dann anzunehmen, wenn keine schriftliche Anordnung nach Absatz 1 Satz 1 vorliegt. Die Anordnung ist in diesem Fall nachträglich zu erteilen. Das gleiche gilt auch für die Überweisung von Zahlungsmitteln im Girowege. (5) Mit der Unterschrift der Kassenanordnung übernimmt die oder der Anordnungsbefugte die Verantwortung dafür, dass
(6) Der AStA bestellt die Kassenverwalterin oder den Kassenverwalter und gleichzeitig deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter nach vorheriger Zustimmung des Studierendenparlaments. Die Referentin oder der Referent für Finanzen und die zur Mitunterzeichnung bestellte Person dürfen an Zahlungen und Buchungen nicht beteiligt sein. Die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter hat der Referentin oder dem Referenten für Finanzen monatliche Haushaltsübersichten (Anlage 2) vorzulegen (§ 8 Abs. 1). (7) Alle Einnahmen und Ausgaben sind zu belegen. Jede Kassenanordnung (Anlage 3) muss mit den angefügten Unterlagen Zweck und Anlass einer Zahlung begründen und eine Prüfung ohne Rückfragen ermöglichen. (8) Über jede Bareinzahlung hat die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter der Einzahlenden oder dem Einzahler eine Quittung zu erteilen, über jede Barauszahlung von der Empfängerin oder dem Empfänger eine Quittung zu verlangen. Für Einzahlungsquittungen sind fortlaufend nummerierte Quittungsblöcke zu verwenden; die Durchschriften der Quittungen bleiben in den Blöcken. (9) Die Rechnungsbelege sind fortlaufend zu nummerieren und zu ordnen.
§ 20 (1) Alle eine Einnahme oder Ausgabe begründenden Teile eines Rechnungsbelegs bedürfen der sachlichen und rechnerischen Feststellung. (2) Die Feststellungen obliegen den AStA-Mitgliedern, soweit sie das Studierendenparlament nicht während der Amtsperiode des AStA anderen gewählten Mitgliedern der Studierendenschaft jeweils für ihren Zuständigkeitsbereich schriftlich überträgt. Bei den Fachschaftsräten, dem Ausländerrat und dem Sportreferat übernehmen die Vorstandsmitglieder entsprechend Satz 1 die Feststellungen für die jeweiligen Gremien. Die rechnerische Feststellung auf Kassenanordnungen darf nicht von Personen vorgenommen werden, die die Zahlung angeordnet haben (§ 19 Abs. 3). Mit der rechnerischen Feststellung kann auch eine im Angestelltenverhältnis beschäftigte Person beauftragt werden, die nicht zugleich mit der Kassenverwaltung (§ 19 Abs. 6) betraut sein darf. § 19 Abs. 3 gilt entsprechend. (3) Mit der Bescheinigung der sachlichen Richtigkeit bestätigt die Feststellerin oder der Feststeller, dass
(4) Mit der Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit bestätigt die Feststellerin oder der Feststeller, dass alle auf eine Berechnung sich gründenden Angaben in der Kassenanweisung und ihren Anlagen richtig sind. Die Feststellung erstreckt sich auch auf die Richtigkeit der den Berechnungen zugrunde liegenden Ansätze nach den Berechnungsunterlagen (Bestimmungen, Verträge, Tarife). (5) Die Feststellungsvermerke lauten "Sachlich richtig" bei sachlicher Feststellung, "Rechnerisch richtig" bei der rechnerischen Feststellung oder "Rechnerisch richtig mit ... EUR ... Cent", wenn die Schlusszahlen geändert worden sind. Werden die sachliche und die rechnerische Feststellung von derselben Person gleichzeitig vorgenommen, so lautet die Feststellung "Sachlich und rechnerisch richtig (mit ... EUR...Cent)".
§ 21 (1) Über alle Zahlungen ist sowohl
nach der Zeitfolge als auch nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung
Buch zu führen. Die Buchungen nach der Zeitfolge müssen in der Regel
täglich, in jedem Fall aber mindestens wöchentlich vorgenommen werden. (3) Bleibt am Ende des Haushaltsjahres/Semesters der Gesamtbetrag der Einnahmen hinter dem Gesamtbetrag der Ausgaben zurück, so ist der Fehlbetrag im nächsten Haushaltsjahr/Semester als Ausgabe vorzutragen. Ein Einnahmeüberschuss ist im nächsten Haushaltsjahr/Semester als Einnahme zu buchen (siehe auch § 6).
§ 22 (1) Der Zahlungsverkehr wird über eine Bargeldkasse und ein Girokonto abgewickelt. Soweit erforderlich, können mit Einwilligung der Referentin oder des Referenten für Finanzen weitere Bargeldkassen eingerichtet werden. Dies soll, soweit nicht ernsthafte Gründe dagegen sprechen, für die Fachschaftsräte, den Ausländerrat und das Sportreferat geschehen. (2) Das Bargeld darf nicht den Betrag übersteigen, der an den nächsten fünf Tagen für die voraussichtlich zu leistenden Ausgaben oder als Wechselgeld erforderlich ist. (3) Übersteigt das Guthaben auf dem Girokonto den für die laufende Haushaltsführung erforderlichen Mittelbedarf um 5000 EUR, ist der übersteigende Betrag der Betriebsmittelrücklage (§ 16 Abs. 2) zuzuführen. (4) Soweit von den Studierendenschaften eigene Verkaufseinrichtungen (Kopierzentren, Lehrmittelverkaufsstände u.ä.) betrieben werden, können für die Annahme von Bareinzahlungen mit Einwilligung der Referentin oder des Referenten für Finanzen besondere Geldannahmestellen eingerichtet werden. Die vom AStA mit der Verwaltung der Geldannahmestelle beauftrage Person darf Einzahlungen annehmen, ohne dass hierfür Annahmeanordnungen vorliegen; sie hat eine Anschreibeliste zu führen, in die die Einzahlungen und ggf. die Auszahlungen sofort einzeln einzutragen sind. Die vereinnahmten Beträge sind regelmäßig, mindestens jedoch einmal in jedem Monat, auf das Girokonto einzuzahlen oder der Bargeldkasse des AStA zuzuführen. (5) Das Bargeld, die Überweisungs- und Scheckhefte, die Sparbücher und die anderen Dokumente über die Geldanlagen der Studierendenschaft sind von der Kassenverwalterin oder dem Kassenverwalter unter Verschluss zu halten. (6) Über die Konten bei Geldanstalten darf die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter nur gemeinsam mit einer weiteren vom Studierendenparlament zu bestimmenden unterschriftsberechtigten Person verfügen. (7) Der Kassenbestand ist mindestens einmal monatlich zu ermitteln (Kassenbestandsaufnahme) und dem Kassensollbestand gegenüberzustellen (Anlage 2). Es ist ersichtlich zu machen, wie sich der Kassenbestand aus Zahlungsmitteln und Guthaben auf Girokonto und Sparbuch und in anderen Geldanlagen (z.B. festverzinslichen Schuldverschreibungen) zusammensetzt. Der Kassensollbestand ist der Unterschiedsbetrag zwischen den gebuchten Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben. (8) Belege, Kassenbücher, Kontoauszüge und Quittungsblöcke sind nach Abschluss des Haushaltsjahres/Semesters 7 Jahre lang sicher aufzubewahren.
§ 23 Innerhalb eines Monats nach Ende des Haushaltsjahres/Semesters stellt der AStA die Jahres- bzw. Semesterrechnung auf. Sie besteht aus einer Gegenüberstellung der Ist-Einnahmen und der Ist-Ausgaben im Haushaltsjahr/Semester nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung und der Ansätze des Haushaltsplans einschließlich etwaiger Nachtragshaushalte. Ferner sind der Gesamtbetrag der Ist-Einnahmen und der Ist-Ausgaben sowie der kassenmäßige Überschuss oder Fehlbetrag auszuweisen (Anlage 2). Wesentliche Abweichungen vom Haushaltsplan sind bei Mehrausgaben und Mindereinnahmen zu begründen. Außerdem ist ein Vermögensverzeichnis (Anlage 4) beizufügen.
IV. Rechnungsprüfung und Entlastung
§ 24 (1) Die Jahres- bzw. Semesterrechnung (§ 23) prüfen zwei Prüferinnen oder Prüfer. Die Prüfung soll innerhalb von drei Monaten nach Ende des Haushaltsjahres/ Semesters abgeschlossen sein. (2) Dieselben Prüferinnen oder Prüfer nehmen außerdem mindestens einmal im Jahr eine unvermutete Kassenprüfung vor. (3) Die Prüfungen erstrecken sich auf die Einhaltung der für die Haushalts- und Wirtschaftsführung geltenden Vorschriften und Grundsätze, insbesondere darauf, ob
(4) Die Prüferinnen oder Prüfer, die im laufenden Haushaltsjahr/Semester nicht dem AStA angehören dürfen, werden zu Beginn jedes Haushaltsjahres/Semesters vom Studierendenparlament berufen. Ihre Amtszeit endet mit dem Abschluss der Prüfung der Jahres- bzw. Semesterrechnung des Haushaltsjahres/Semesters, in dem sie berufen wurden. Sie erstatten über ihre Prüfungen schriftlichen Bericht. Der AStA kann dazu Stellung nehmen.
§ 25 (1) Die Entlastung erteilt das Studierendenparlament auf Grund der Berichte der Prüferinnen oder Prüfer. (2) Der Ältestenrat hat zu dem Bericht der Kassenprüferinnen oder der Kassenprüfer schriftlich Stellung zu nehmen. (3) Der Entlastungsbeschluss ist mit der Jahres- bzw. Semesterrechnung und den Berichten der Prüferinnen oder Prüfer und den Stellungnahmen des Ältestenrates und gegebenenfalls des AStA der Leitung der Hochschule mitzuteilen.
V. Sonstiges Die Rechtsverhältnisse der Angestellten sowie Arbeiterinnen und Arbeiter der Studierendenschaft bestimmen sich nach den für Landesbedienstete geltenden tariflichen Regelungen.
§ 27 Inkrafttreten Diese Ordnung tritt nach
Verabschiedung durch das Studierendenparlament und Aushang an den schwarzen
Brettern in Mensa, StuZ und Hauptgebäude in Kraft.
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