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Ausnahmen von der Beschreibungspflicht bestehen für Verfahren, deren personenbezogene Daten ausschließlich zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage gespeichert und genutzt werden. Werden bei Verfahren die Daten spätestens 3 Monate nach ihrer Erstellung gelöscht und zu einem anderen Zweck als dem der inhaltlichen Auswertung gespeichert, müssen diese Verfahren nicht aufgeführt werden.
Mit Textverarbeitungssystemen erstellte Dokumente sind dann beschreibungspflichtig, wenn sie personenbezogene Daten enthalten, die durch automatisierte Verfahren ausgewertet werden können. Für die Auswertbarkeit kommt es darau
an, ob das System Funktionen enthält, die es ermöglichen, die Dokumente nach personenbezogenen Merkmalen zu erschließen. Verfahrensbeschreibungen sind auch anzulegen für Dateien, die nach Autoren, Dokumententypen mit gleicher Sensibilität und Inhalten zusammengefasst sind (Bewilligungsbescheide, Gutachten ), für Adressentabellen und für Datenbankanwendungen.
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